Auf einen privaten Email-Server wechseln
Wenn Ihr neues Mautic zusammen mit einem neuen
Email-Server von uns bereitgestellt wird, ist das mit einer
Umstellung verbunden. Damit Sie sich über die zu
erwartenden “Problemchen” bei der Umstellung vorab
informieren können, informieren wir Sie mit diesem
Dokument.
TLDR: Planen Sie 36 Stunden für einen Wechsel ein
Da die technischen Umstellungsprozesse Zeit brauchen, sollten Sie für einen Zeitraum von mindestens 36 Stunden keine wichtigen Kampagnen oder Email-Newsletter einplanen.
Übersicht
Durch die Umstellung auf Mautic als Ihre neue Marketing-Software entsteht normalerweise auch der Bedarf nach einem modernen Email-Server. Viele Ihrer früheren Probleme, zum Beispiel mit der Zustellbarkeit Ihrer Emails, bouncenden Email-Adressen oder sogar Sperrungen durch Blacklists können Sie mit einem neuen Server lösen.
Bei unserem Managed Email-Server gehen wir sehr viel weiter in der Konfiguration und aktiven Überwachung als das Hosting-Provider normalerweise tun. Im Ergebnis verbessert sich nach der Umstellung die Qualität Ihrer Email-Zustellungen dramatisch.
Wie bei jeder Umstellung auf ein neues System, kann es während der Umstellung zu temporären Problemen kommen, bis sich die Lage stabilisiert. Dieses Dokument klärt Sie über die Risiken und unsere Maßnahmen auf.
Typische Probleme umfassen:
- Pauschale Sperrung durch große Provider
- Sperrung in internen Email-Gateways
- Unterdrückte Anzeige von Bildern
- Wegfall einer großer Anzahl Empfänger sobald Bounces korrekt verarbeitet werden
- Verlust von Empfängern durch korrekt funktionierende Abmelde-Funktion
- Beschwerden durch Emails die neuerdings den Empfänger erreichen
Technische Probleme:
- Blockade der IP des Mailservers
- Blacklisting
- Pauschales Blacklisting
- Fehlende IP-Reputation
- Fehlende Sender-Reputation
- FROM Mismatch
So gehen wir vor
- Analyse des alten Email-Systems
- Export der Listen und möglichst vieler technischer Daten
- Aufsetzen Ihres neuen Servers
- Zustellbarkeitsoptimierung
- Listenbereinigung
- Import der Daten
- Testversand
- Zustellbarkeit auswerten
- Provider-Entsperrungen durchführen
- Übergabe
Wichtig zu wissen
Damit Sie die Faktoren für einen erfolgreichen Wechsel auf einen neuen Email-Server einschätzen können, erfahren Sie hier die typischerweise wichtigen Umstände.
Darum empfehlen wir eine neue Domain
- Eigene Reputation
- Tracking
- Schutz Ihrer Haupt-Domain
- Unabhängig von vorhandenen Email-Server
Einstellungen bei Verwendung Ihrer eigenen Domain
Falls Sie doch lieber den Weg über die Erweiterung der Einstellungen Ihrer eigenen Domain gehen möchten, müssen Sie das bitte im Vorfeld abstimmen. Bitte stellen Sie einen direkten Kontakt zu Ihrer/m Admin her. Ein direkter Austausch ist hier unerlässlich.
Was es bei Listen-Umzügen zu beachten gibt
Natürlich brauchen Sie nicht bei Null anzufangen – Ihre vorhandenen Listen können von uns nach Mautic importiert werden. Bei der Gelegenheit sollten die Daten gleich gefiltert, validiert und passend organisiert werden.
Zu diesem Zweck stellen wir Ihnen eine sichere Möglichkeit zum Hochladen der Dateien zur Verfügung. Nach dem Import in Ihr System löschen wir die Daten selbstverständlich und nutzen diese niemals für eigene Zwecke.
Gekaufte Adressen - ein absolutes No Go
Die Versuchung, schnell viele neue Kontakte ansprechen zu können, verlockt immer wieder Kunden zum Kauf von Listen. Tun Sie das nicht!
Abgesehen davon, dass Ihnen das sehr schmerzhafte Bußgelder der Datenschutzbehörde (bis 4% Ihres weltweiten Jahresumsatzes) einbringen kann, zerstört es auch Ihre Chance auf zustellbare Emails. Denn mit einem Server auf einer Blacklist erreichen Sie am Ende niemanden mehr!
Aus diesen Gründen verbieten wir die Nutzung von gekauften Adressen auf unseren Servern. Das gilt auch für Adresslisten, bei denen der Verkäufer behauptet, es läge ein Opt-In vor. Das ist rechtlich nicht möglich und soll Sie nur in Sicherheit wiegen.
Wir haben Schutzmaßnahmen installiert, die Adressen aus bekannten Listen erkennen und uns alarmieren. Dies geschieht im Interesse aller Kunden und zu unserem Schutz. Davon profitieren Sie als unser Kunde automatisch mit.
Absender-Einstellungen in Mautic niemals ändern
Bitte ändern Sie niemals eigenmächtig die Einstellungen für Absender oder Return-Email-Adresse wenn Sie in Mautic eine Email versenden.
Es sind die vorgenannten Schritte notwendig, damit ein anderer Server verwendet werden kann. Bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie einen weiteren Server freischalten lassen möchten.
Double-Opt-In bei Offline-Events / Veranstaltungen
Eigentlich ist es der Idealfall: Sie haben Ihren neuen Empfänger vor sich und können sogar eine Unterschrift für Ihr Opt-In erhalten. Rechtlich sauber, technisch unter Umständen problematisch. Denn das Double-Opt-In-Verfahren stellt auch sicher, dass die korrekte Email-Adresse eingegeben wurde.
Wir helfen Ihnen gerne mit den richtigen Werkzeugen, um sofort live eine Email-Bestätigung vor Ort zu ermöglichen. Bitte sprechen Sie uns dazu an.
Damit möglichst jede gesendete Email von Ihrem Server zustellbar ist, müssen alle “kaputten” Email-Adressen entfernt werden. Denn wenn Ihr Server Emails senden und der Ziel-Server lehnt die Annahme wegen Unzustellbarkeit ab (Bounce), dann erhöht das jedes mal Ihren Spam-Score bei diesem Server. Oft reichen schon 1% Bounces damit Ihr Server komplett gesperrt wird!
Um dies zu vermeiden, bieten wir einen ganzen Werkzeugkasten mit selbst entwickelten Methoden (Siehe unser Angebot Email List Cleaning). Damit Filtern wir 99% der Email-Adressen aus, die später sicher Bouncen würden. Getreu nach dem Motto “die Guten ins Töpfchen, die Schlechten ins Kröpfchen”.
Grenzen:
- Aktives Testing ist nicht sicher möglich
- Erkennung aber nur durch einen echten Versand sicher
Sperrungen bei den großen Providern lösen
Bei vielen großen Providern wandern neue Email-Server pauschal erst mal auf eine Blockierliste. Wenn das passiert, ist ein manueller Eingriff durch unsere Mitarbeiter nötig. Wir schreiben die entsprechenden Emails mit der Bitte um Entsperrung. Das funktioniert normalerweise in 24-48 Stunden.
Kontaktieren Sie uns bei Fragen
Wir stehen Ihnen bei Fragen oder Problemen gerne zur Verfügung. Bitte nutzen Sie dazu das Ticket-System oder vereinbaren Sie einen Rückruf.