Wir bei den Content Optimizern setzen für unseren Email-Versand mit Mautic schon lange Sendgrid ein. Über diesen Email-Dienstleister versenden wir jeden Monat mehrere Hunderttausend Emails.
Wir möchten erreichen, dass möglichst viele Emails beim Empfänger ankommen. Mit der Zeit haben wir im Einsatz einige Tools ausprobiert und Best Practices erarbeitet, die verhindern, dass Emails im Spamfilter landen.
Wir haben im Laufe von unzähligen Projekten umfangreiche Erkenntnisse gesammelt – dies hat uns zum Teil einige Nächte Schlaf gekostet und viel schwarzen Kaffee (dabei sind wir nicht unerfahren in der Problematik und haben sogar schon eigene Mail-Software entwickelt).
Damit Sie es etwas leichter haben, teilen wir die folgenden 20 Tipps mit Ihnen. Sie sind nicht nur für Mautic / Sendgrid, sondern auch für andere Anbieter wertvoll und können oft 1:1 übertragen werden.
Checkliste effektiver Emailversand / Debouncing
Vorab eine Warnung: Einige Punkte setzen technische Kenntnisse voraus. Sie benötigen zur Prüfung IT -Kenntnisse oder Hilfe aus der IT-Abteilung.
Powertipp 1: Buchen Sie sich immer eine eigene IP Adresse für den Email-Versand
Buchen Sie bei Ihrem Email Provider keinen Tarif mit geteilter IP. Unserer Beobachtung nach landen diese IP-Adressen fast immer auf einer Blacklist oder werden zumindest häufiger abgelehnt.
Nehmen Sie stattdessen immer eine eigene exklusive IP Adresse beim Provider.
Das Geld ist gut investiert.
Powertipp 2: Wärmen Sie IP-Adressen immer auf
Nachdem Sie die eigene IP-Adresse gebucht haben, müssen Sie diese Adresse erst vorsichtig bekannt machen. Man spricht hier auch vom “aufwärmen” der IP.
Das heißt konkret – versenden Sie nicht direkt Emails an Ihre komplette 80.000- Empfänger-Liste über den neuen Server. Fangen Sie langsam an. Schicken Sie zunächst kleinere Anzahlen und prüfen dabei die Reaktion der Email-Server, die beschickt werden.
Ideal sind zu Beginn einige E-Mails an einen kleinen Empfängerkreis (von höchstens einigen hundert Empfängern) – und im Abstand von einigen Tagen.
Verschicken Sie auch immer wieder Content an hochwertige saubere Adressen.
Einige Mail Provider bieten hierfür auch eine automatische Aufwärm-Automatik an.
Powertipp 3: Vorsicht bei T-Online Adressen
Am meisten Schwierigkeiten machen unserer Erfahrung nach T-Online Adressen. Die täglichen Schwierigkeiten sind tatsächlich derart massiv, dass wir Ihnen hier einen eigenen Punkt widmen.
T-Online ist bekannt für eine äußerst rigide Anti-Spam Politik. Bereits bei wenigen Bounces können Sie eine Sperre kassieren. Wenn Sie dann weiter an T-Online versenden, können Sie sehr leicht auf einer Blacklist des Providers landen, wo Sie dann leider mehrere Monate bleiben.
Folgende Tipps können wir geben:
- Lesen Sie vor dem ersten Mailing unbedingt alle Anforderungen von T-Online.
- Beobachten Sie penibel alle Vorgänge beim Versand.
- Streuen Sie bei immer nur wenige T-Online Adressen in ihre Mailings ein (und beobachten Sie die Reaktion).
- Registrieren Sie eine eigene FreeMail -Adresse bei T-Online und beschicken Sie diese Adresse für eigene Tests.
- Wenn möglich vermeiden Sie T-Online Adressen bei Ihren Kunden (Fragen Sie nach Alternativen!)
Powertipp 4: Die Absenderadresse braucht einen MX Record
Ihre Absenderadresse braucht auf jeden Fall einen MX Record.
Wenn Sie in Ihrem Log über Bounces wie diesen hier stolpern, sind die Chancen groß, dass der MX Record fehlt:
550 5.7.1 MAIL FROM domain needs a DNS record OX_405
Daher: Richten Sie immer auch ein Postfach auf der Absende-Domain ein und erlauben Sie den Empfang von E-Mails unter ihrer Absenderadresse.
Achtung: Sie benötigen unter der Absenderabdresse auch administrative Postfächer für Beschwerden oder andere offizielle Kontaktversuche.
Powertipp 5: Vorsicht bei automatischen Tracking-Links
Seien Sie vorsichtig beim Aktivieren der Tracking-Optionen der Mail Versender.
Es besteht ein hohes Risiko, dass Sie mit den dadurch erzeugten umgeschriebenen Tracking-Links auf einer Blacklist landen. Wir hatten diesen Fall schon mehrmals.
Dazu ist diese Form des Trackings auch im Sinne DSGVO kritisch, da Sie IP-Adresse und Bewegungsdaten Ihres Kunden bei einem fremden Provider verarbeiten lassen.
Powertipp 6: Setzen Sie DNS-Einträge manuell
Das Problem hier: Ihre Absender-Adresse hat einen MX Record, aber Sie finden trotzdem eine Meldung wie diese in ihren Logs:
550 5.7.0 Mail from domain [bounces+9812905-e5a3-info=havergoh.de@xxx] is missing A or MX DNS record. See http://spamauditor.org/best-practices/valid_from_address/ for more informatio
Das Problem trat bei uns auf, weil wir die DNS-Einträge nicht händisch gesetzt haben, sondern über einen Automatismus des Mail-Anbieters, der über einen CNAME die Einstellungen setzt.
Das wurde zwar dann von den meisten Empfängern akzeptiert, allerdings leider nicht bei allen.
Setzen Sie daher lieber manuell die Einträge bzw. lassen diese vom Anbieter vorgenerieren.
Anleitung für Sendgrid:
- Gehen Sie auf: https://app.sendgrid.com/settings/sender_auth/domain/create
-
Dann folgendes auswählen:
- DNS Host: I’m not sure
- Would you also like to brand the links for this domain? Yes und „Next“
- Wählen Sie dann Ihre Domain und deaktivieren Sie beim Punkt „Advanced Settings“ die Einstellung „Use automated Security“.
- Sie erhalten dann eine Liste der nötigen DNS-Einstellungen.
- Tragen Sie die verschiedenen Einstellungen in Ihrer Domain-Verwaltung ein.
- Nach dem Anlegen der Einstellungen aktivieren Sie den Punkt „I’ve added these record“ und drücken Sie „Verify“.
Powertipp 7: Nutzen Sie Webhooks
Verwenden Sie nicht das Bounce Processing von Mautic, sondern nutzen Sie besser die Webhook-Lösung ihres Anbieters.
Prüfen Sie aber trotzdem auf Mautic-Seite die korrekte Funktion – durch das bewusste Auslösen eines Email Bounces.
Powertipp 8: Sichten Sie immer die Bounces
Während und nach jedem Massenversand sollten Sie die Bounce-Logs sichten und dort die Server-Rückmeldungen prüfen.
Hier sollten Sie besonders auf folgendes achten:
- Spam Complaints
- Warnungen über Blacklists
- Warnungen über eine Fehlkonfiguration
Achtung: Diese Meldungen sind sehr kryptisch und benötigen Erfahrung in der Interpretation. Oft kann man auch nichts aus der Meldung schließen (bis auf die Tatsache, dass etwas nicht stimmt).
Es gilt: Die Probleme des einen Providers sind oft auch die Probleme des anderen Providers.
Daher: Lösen Sie die Probleme, die Sie verstehen und beobachten Sie, ob ggf. die anderen Provider nachziehen und Ihre Email auch durchlassen.
Powertipp 9: Prüfen Sie vor dem Versand ihren Spam Score
Nach der Fertigstellung ihrer Newsletter bzw. Ihres Mail Templates sollten Sie externe Prüftools nutzen, um Ihren Spam Score zu überprüfen.
Wir nutzen hier eigene interne Tools, aber können ihnen auch den Mail Tester empfehlen: https://www.mail-tester.com/
Sie sollten bei diesem Tool ein Rating von 9,5 – 10 problemlos erreichen.
Tipp: Checken Sie auch Ihre normalen geschäftlichen Emails auf den Spam Score. Sie erleben hier oft eine böse Überraschung.
Powertipp 10: Nutzen Sie die REST API
Gerade bei großen Listen ist die Performance beim Mail Versand relevant. Hier sollten Sie immer die REST API Anbindung benutzen.
Diese ist nicht nur wesentlich performanter, sondern bietet dazu noch Webhook-Unterstützung.
Powertipp 11: Nutzen Sie eine separate Domain für den Versand
Nutzen Sie Ihre reguläre Email Domain nicht für den Massenversand. Das Risiko ist hoch, dass Sie ihren Email-Empfang stören oder beeinträchtigen.
Eine falsche Einstellung im DNS der Domain – und ihre geschäftlichen Emails kommen nicht mehr bei Ihren Kunden an.
Powertipp 12: Listenbereinigung (Listcleaning) durchführen
Sorgen Sie für eine ausreichende Listen-Qualität schon vor dem Versand – indem Sie ein sogenanntes List Cleaning (Listenbereinigung) durchführen.
Bereits ab wenigen Prozent Email-Bounces können Sie vom weiteren Versand ausgeschlossen werden und ruinieren dauerhaft Ihre Chancen auf eine gute Zustellbarkeit.
Wie funktioniert ein Listcleaning?
- Prüfen Sie alle Email Domains auf korrekte Erreichbarkeit und ziehen Sie ggf. andere (ältere) Versand-Logs in der Auswertung mit dazu.
- Lassen Sie die Ergebnisse dieser Auswertung in Ihr CRM einfließen und sperren Sie die kritischen Adressen in ihrem Mautic.
- Beachten Sie hier auch auf das interne Rating ihres Mail-Versenders. (Sendgrid spricht hier z.B. von Reputation.)
- Beschicken Sie keinesfalls immer wieder Adressen, die Ihre Nachricht schon als Spam bezeichnet haben bzw. die durch Meldungen vom Versand abraten.
Powertipp 13: Kaufen Sie keine Email Adressen ein!
Eigentlich versteht sich der Tipp seit DSGVO und ähnlichen Gesetzen von alleine, aber wir schreiben es trotzdem:
Finger weg vom Kauf externer Email Adressen, für die Sie kein gültiges DOI haben!
Diese Listen sind ein Garant für rechtliche Probleme und den Ausschluss beim Mail-Versender.
Stecken Sie das Geld lieber in AdWords oder andere Marketing-Aktionen zur Adressgewinnung. Locken Sie die Leute mit Content bzw. mit Ihrer Expertise.
Powertipp 14: Prüfen Sie, ob Bounces zugestellt werden
Lösen Sie bewusst einen Bounce aus. Für diesen Zweck gibt es zum Teil eigene Dienste.
Dieser Bounce sollte aus Mautic heraus versendet werden und nach kurzer Zeit zu einer Sperrung des Leads führen (Do not contact). Sie erkennen das durch eine Kennzeichnung in der Mautic Lead-Detail-Ansicht.
Powertipp 15: Prüfen Sie ob Ihre Domain oder IP ggf. schon auf einer Blacklist steht
Bevor Sie ein Mailing verschicken, machen Sie ihre Hausaufgaben:
- Prüfen Sie die Vergangenheit Ihrer Email-Adresse und checken Sie, ob die IP auf Blacklists auftaucht.
- Denken Sie auch an andere IP-Adressen, die im Mail-Header auftauchen können ( z.B. bei Versand vom Server aus).
- Links auf Ihre Domain können ebenfalls als Spam gewertet werden, wenn die Domain eine schlechte Reputation hat bzw. in der Vergangenheit beim Provider schlecht aufgefallen ist.
Powertipp 16: Halten Sie sich an die Standards beim Email Versand
Beachten Sie unbedingt, dass Sie für die Newsletter-Empfänger ein gültiges DOI haben. Bereits eine einzige Email, die ohne erfolgte Einwilligung versendet wird, kann eine Abmahnung nach sich ziehen.
Ihre Email braucht einen Abmelde-Link und muss auch die Abmeldung über einen Unsubscribe Header beinhalten.
Prüfen Sie immer, ob der Inhalt ihrer Email Spam-Filter Warnungen auslöst und ob alle Links im Newsletter funktionieren. Nicht funktionierende Links können Ihren Spam Score ebenfalls erhöhen!
Ihr Newsletter sollte neben der HTML Version auch immer als Plain Text Version vorliegen. Erstellen Sie daher in Mautic immer auch eine Plain Text Version (diese sollte als letztes erstellt werden).
Powertipp 17: DOI Spam erkennen
Manchmal macht man alles richtig, befolgt alle Tipps und trotzdem sinkt die Reputation?
Prüfen Sie, ob Sie Opfer von DOI Spam sind!
Ausgelöst wird dieser von Spammern auf Ihrer Homepage, die immer wieder fremde Email-Adressen in Ihren Newsletter eintragen.
Installieren Sie in diesem Fall Prozesse, um diese DOI Emails gar nicht erst zu versenden und sperren Sie die Spammer von der Homepage bzw. der Möglichkeit des Formular-Versandes ganz aus.
Hier gibt es mehrere Methoden und Wege , die ans Ziel führen (z.B. Tor-Blocking, Honeypots, Captchas)
Powertipp 18: Monitoring
Beobachten Sie den Newsletter-Versand ständig automatisiert und reagieren Sie sofort auf einen Anstieg der Bounces bzw. Blocks – denn dies könnte für einen Blacklist- Eintrag sprechen oder für andere Probleme.
- Prüfen Sie, ob Ihre IP auf Blacklists geführt wird und checken Sie den Spam Score der Absenderadresse.
- Prüfen Sie aber auch die Funktion der Landingpage und die Auslastung von Mautic selber (Ein Ausfall der Infrastruktur durch Überlastung kommt öfters vor und kann zu fehlerhaften Links führen und dadurch zu Spam-Meldungen).
Powertipp 19: Der Empfänger entscheidet über Spam oder nicht Spam
Viele der beschriebenen Probleme sorgen dafür, dass die Email gar nicht erst das Postfach des Empfängers erreicht.
Allerdings gibt es zusätzlich noch das Problem, dass Benutzer, die eingewilligt haben, Ihren Newsletter empfangen, ihn aber trotzdem als Spam einordnen.
Das führt oft dazu, dass global eine Einordnung als Spam erfolgt – das heißt, kein Empfänger des Providers erhält jetzt Ihre Emails.
Wie kann ich vermeiden, dass meine Emails als Spam markiert werden?
- Achten Sie darauf, dass Sie dem Empfänger deutlich machen, wann und wo er sich für den Empfang eingetragen hat und benutzen Sie die Möglichkeit der individuellen Ansprache (Begrüßung mit Name am Anfang, individualisierter Inhalt). Ein Newsletter mit persönlicher Ansprache und den passenden Angeboten kommt immer besser an als ein generisches Angebot für alle.
- Kontaktieren Sie den Empfänger nicht zu oft bzw. geben Ihm die Möglichkeit, selber zu entscheiden, wie oft er “gestört” werden möchte.
- Segmentieren Sie dafür Ihre Liste und versuchen Sie einen möglich hohen Wert für den Empfänger darzustellen.
- Stellen Sie den Abmelde-Link deutlich dar und verwenden Sie keine zu kleine Schriftgröße. Oft markieren Empfänger E-Mails als Spam, weil Sie keine andere Möglichkeit finden.
Powertipp 20: Bilden Sie sich weiter
Die vorherigen Punkte zeigen es: Es gibt viel zu bedenken und zu beachten.
Unser Rat:
Holen Sie sich Hilfe bei einem Mailing-Experten und lassen Sie Ihre Leute im Umgang mit den neuen Marketing-Techniken schulen.
Arbeiten Sie mit Checklisten (wie dieser hier), um die Qualität dauerhaft zu sichern und Spam-Problemen auf die Spur zu kommen.
Viele Firmen bemerken Ihre Mailversand-Probleme oft gar nicht, weil Sie nicht messen!
Bonustipp / Werbung im eigenen Interesse:
Sind Sie sich nicht sicher, ob Sie alle Punkte aus der Liste erfüllen bzw. umsetzen?
Für unserer Kunden haben wir noch einige weitere Techniken für den Mail-Versand entwickelt. Diese erlauben eine noch bessere Kontrolle und Sicherheit beim Versand bzw. bei der Aufbereitung des Mailings.
Keine Lust auf schweissnasse Hände beim Versand?
Unser Angebot
SPF, DMARK, DKIM, Blacklists und so weiter und so fort. Die Schwelle für die Zustellung Ihre Emails ist in den letzten Jahren immer höher geworden. Wir lösen das Problem für Sie mit bewährter Technik.
Email-Listen zu pflegen erfordert viel technisches Detail-Know-How und ist ein arbeitsintensiver Prozess. Um eine sehr hohe Qualität zu erreichen und Datenschutz- sowie Compliance-Anforderungen zu erfüllen, verwenden wir dafür nur selbst entwickelte Software.
